Le contrôle de gestion dans les CHR englobe l’ensemble des procédures qui permettent de s’assurer que l’entreprise fonctionne efficacement. Il repose sur :
• l’existence d’un système d’information : réservation et facturation (PMS) => statistiques comptabilité => coûts ;
• des procédures de gestion prévisionnelle => Budgets (prévision mensuelle d’activité et de résultat sur 12 mois) ;
• la production et l’analyse d’indicateurs => Indicateurs d’activité et de gestion (taux d’occupation, ratio matières…) ;
• des procédures d’incitation et de motivation => Primes d’objectifs , pour encourager les responsables à une attention permanente sur l’activité et les résultats ;
• des procédures de contrôle interne, pour limiter les risques connus dans les CHR :
– l’importance des transactions en espèces avec des procédures de facturation et d’encaissement (voir un exemple téléchargeable de feuille de situation et de contrôle des encaissements)
– l’accès à des produits dont le prix est élevé (vins, alcools…) : procédures de contrôle nourriture et boissons.
Les deux objectifs de l’analyse des ventes
– Le premier objectif de l’analyse des ventes est d’augmenter le chiffre d’affaires.
C’est l’une des préoccupations principales de tout responsable d’entreprise. Grâce à la connaissance de ses ventes, il pourra mesurer la réaction des clients face à l’offre qui leur est proposée (produit, prix) et orienter son action commerciale. Il disposera aussi d’un moyen peu onéreux de connaître la clientèle de l’établissement, sa composition, ses habitudes de consommation…
– Le deuxième objectif est de vendre les prestations les plus rentables.
À ventes égales en quantité, le résultat peut être très différent selon la nature des prestations vendues et leur prix. En restauration, à prix égal, la marge brute des plats peut être différente. En hôtellerie, le prix moyen dépend de la composition de la clientèle (affaires/tourisme). C’est la base du Revenue Management.
Le suivi du chiffre d’affaires, de la fréquentation et de l’addition moyenne
L’ensemble de ces données constitue une base statistique indispensable sans laquelle aucune gestion n’est possible. Le coût de cette base de données statistique est négligeable alors qu’elle est d’une grande utilité.
Ses rôles :
• connaître le comportement des clients et suivre son évolution.
– Les statistiques de fréquentation permettent de déterminer le profil de la semaine et la saisonnalité annuelle. Sur cette base, il est possible de prévoir les actions commerciales, les animations…
– Les statistiques de l’addition moyenne permettent de suivre l’évolution du comportement d’achat des clients, de mesurer les résultats des changements de carte…
• servir de base aux prévisions de commandes et d’effectif (plannings)
“Gérer, c’est prévoir” : il est vrai que lorsque l’on peut faire de bonnes prévisions, beaucoup de problèmes de gestion sont résolus. Or, de bonnes prévisions s’appuient obligatoirement sur des données statistiques.
Le suivi de la durée du repas
Les restaurants vendent des plats et des menus mais également la possibilité pour le client d’occuper une place pendant un temps donné. Pendant les périodes de forte activité (souvent les vendredis et samedis soir), le chiffre d’affaires dépend de la bonne utilisation de la capacité du restaurant.
Pour optimiser la gestion de la capacité, le restaurateur doit réduire une double incertitude :
• l’heure d’arrivée du client
– observer les retards et les réservations non honorées (‘no show’), pour pratiquer la surréservation ;
– piloter les réservations : demander l’heure d’arrivée, indiquer le délai garanti, déplacer la demande, confirmer les réservations.
• la durée du repas
– observer la durée moyenne des repas par jour et par service ;
– piloter la durée de service à l’aide de l’informatique : des logiciels permettent de visualiser le déroulement du service et le respect des durées prévues ;
– adapter l’offre en fonction de la fréquentation prévue, par exemple simplifier l’offre lorsque la fréquentation prévue est importante.
