‘Je délègue d’autant mieux que je contrôle’ et ‘pourquoi remettre au lendemain ce qui peut être fait par quelqu’un d’autre aujourd’hui’ sont deux leitmotivs qu’un dirigeant doit garder à l’esprit.
La délégation des tâches n’exclut pas le suivi des résultats ou le contrôle de son exécution. Ce principe doit être à l’esprit du délégant et du délégataire. La méthode utilisée fera que le climat de travail sera serein ou détestable.
/ Quelques méthodes à éviter
• La ‘patate chaude’ : ce concept consiste à donner ponctuellement une tâche que l’on ne veut pas faire à un collaborateur. Attention à l’ambiance ou au résultat.
• Usage excessif de la boîte d’envoi : inonder ses collaborateurs d’e-mails, – parfois avec accusé de réception de lecture – est une méthode contre-productive qui nuit à l’utilisation de l’e-mail.
• Le laisser-faire : un collaborateur qui n’est pas suivi, ou a le sentiment de ne pas l’être, aura tendance à être moins performant, malgré un taux élevé de motivation et d’adhésion à l’entreprise.
• Le copier-coller : un support écrit n’est pas suffisant pour rendre compétent un délégataire sur une nouvelle tâche : explication, formation, suivi étroit au début sont autant d’éléments à prévoir par le délégant.
• Questionner trop souvent sur l’avancée d’une tâche : sans indication de date limite de fin de tâche, un responsable aura tendance à questionner souvent son collaborateur, au risque de créer des tensions : fixez une date butoir ou intermédiaire, et laissez les délégataires faire. Par exemple, la fiche technique d’un banquet (ou toute autre opération spéciale), sera vue avec le chef et le responsable de salle deux semaines avant la manifestation.
– Éliminer les termes comme quelqu’un, toute le monde, n’importe qui et personne. Remplacez-les par les postes ou les fonctions, ou les prénoms des intéressés.
Le dirigeant utilise plusieurs formes de délégation, en fonction des missions permanentes, ponctuelles ou d’opérations spéciales.
/ La délégation permanente
Un organigramme, une fonction et sa fiche établissent le principe de délégation permanente. Ils donnent du pouvoir au délégataire et le rendent responsable.
/ Les listes tâches
Les listes de tâches constituent un aide-mémoire à disposition du collaborateur. Exemple pour le poste d’ouverture du matin :
/ Abords extérieurs du Restaurant
– Sol terrasse lavé, brossé, pas de papiers, pas de mégots ;
– bacs à plantes propres, terre propre, plantes arrosées ;
– façade latérale propre, sols, murs et vitres ;
– enseigne principale allumé ;
– porte-menu mis à jour, aspect attrayant.
/ Les fiches de procédures
Dans les structures importantes, tous les services font l’objet de procédures, qu’elles concernent la relation avec la clientèle, l’utilisation du matériel ou l’organisation du travail. Dans ce domaine, et lorsque la tâche s’y prête, les supports schématiques et visuels faciliteront la compréhension, tout comme une vidéo maison.
/ Missions et tâches ponctuelles
Une carte à revoir, une recherche de nouveaux produits, une réorganisation du travail : autant de missions ponctuelles qui peuvent être confiées à une personne compétente. L’essentiel sera de s’expliquer sur les contours de la mission et de baser l’échange d’information autour de l’objectif à atteindre, exprimé avec la méthode SMART. Exemple pour la recherche de nouveaux vins :
• L’objectif de la mission est Spécifique : dans la région de l’Anjou, enrichir la carte de trois produits élaborés par des propriétaires-récoltants.
• Il sera atteint lorsqu’il sera Mesurable : pour chacune des appellations, se procurer trois produits à déguster.
• La mission est Assignée à une personne précise : le responsable de salle, par exemple.
• Elle est Réalisable, car le responsable de salle dispose de compétences dans le domaine du vin, de moyens matériels de prospection (téléphone, bases de données, internet, consultation de confrères utilisant le produit, de moyens financiers…)
• Elle est délimitée dans le Temps : le responsable de salle dispose de suffisamment de temps, c’est-à-dire d’heures de travail, pour remplir sa mission. Il connaît la date d’échéance de la mission.
